企业控制存货成本的财务管理技术

时间:2008-04-29 21:55
摘 要:世界范围内的企业竞争,主要取决于企业成本管理,关键是相对成本,一个企业所具有的优势或劣势在企业经营战略中处于极其重要的核心地位。存货作为企业的一项重要资产,直接影响到企业竞争力的强弱,文章指出,存货成本控制是衡量企业是否具有竞争优势的重要标准。

  关键词:存货 成本控制 技术

  成本管理的目标不再由利润最大化这一短期性的直接动因决定,而是定位在更具广度和深度的战略层面上。从广度上看,已从企业内部的成本管理,发展到供应链成本管理;从深度上看,已从传统的成本管理,发展到精益成本管理。

  一、存货成本控制存在问题的描述

  现代企业管理必须更加关注成本,成本管理方法也必须更加科学。然而,传统成本管理由于存在诸多缺陷,已远远不能适应现代企业成本管理的需要。虽然理论界一直在倡导新的先进的成本管理理念,但收效不大。由于认识上的不足和在实际操作上的缺陷,尤其是对于存货成本的控制和管理。这在会计实务方面还存在较大的不足和缺陷,主要表现在四个方面。

  1.存货是负债。一部分企业仍然固执地认为存货是企业的资产,是财富的标志。这种观念直接导致了企业存货的大量积压,存货成本过大。其实,这已经是过时了的陈旧观念,DWLL公司总裁迈克。戴尔认为,“库存不是资产而是负债”,这句话道出了存货管理的深刻内涵。从性质上说,存货确实是资产而不是负债,但是拥有过多的存货,必须为之支付大量的储存成本。而且当企业的资金大量被存货占用且不能及时变现时,企业的财务风险加大,从这个意义上来说,存货就像是一种负债。

  2.对ERP技术的疏漏。目前企业对资金效益管理意识、水平没有提高到一定高度,对存货的管理要求也就不高;由于存货的实物管理混乱、存货信息不准,因而也无法实现为资金管理提供依据。近几年ERP技术在我国受到广泛关注,但鲜有企业真正用得上,其深刻原因就在于我们的实际管理水平达不到这套系统的管理思想。只是注重存货实物形态的管理,即注重存货的收、发、存的管理和实物保全,忽视存货价值形态的管理。在实际操作方面,无论是订货的选择、订货数量,还是货品的分类验收与储存,或者是清货、退货,都是为了降低存储成本,然而实际上是悖向运行。

  3.存货信息缺乏共享。注重了运用数学模型和会计账簿等手段,通过建立数学模型,确定最佳经济批量和最佳进货时间,但忽视了通过优化业务流程,加强信息系统的建设,优化存货管理。对存货管理还是仅仅靠一台秤和一支笔。库存管理谈不上有什么技术手段可言,仓库除了一本账簿记载着存货的收、发、存数量外,货品其他方面的基本资料很不建全,信息的收集与交换主要依靠手工来进行,使得存货管理的信息化程度低。虽然在对存货的核算上,我们也可能采用了会计核算软件,但它毕竟只能满足核算的需要。自动识别技术、监控技术、网络技术,以及卫星传输技术等方面的落后使我们无法实时、动态、高效地了解各种存货信息,并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工间、部门与供应商之间的共享。

  4.缺乏对物流管理的整合。存货管理“小而全,大而全”。只注重内部物流系统的整合,而忽视了对企业外部物流资源的利用。企业负责存货计划、采购、储存、领用、出库全过程管理占用了大量的人力、财力和物力。没有充分利用和整合社会物流管理资源。

  究其主要原因关键在于对存货成本缺乏系统技术控制,以求能更好地为企业进行管理和控制,提高企业利润。

  二、存货成本控制路径的技术

  为了使存货管理达到理想的管理境界,建立能适应现代企业需要的数据化、标准化、信息化的存货管理模式主要有以下几种路径。

  1.采购环节成本管理。采购成本管理正是以采购为切入点,通过规范企业的采购行动,实施科学决策和有效控制,以质量、价格、技术和服务为依据,在需要的时候、按需要的数量采购需要的物资,杜绝采购中的高价格和一切浪费。具体措施有:

  (1)建立健全企业采购体系,加强采购管理。采购成本管理要求建立健全企业采购体系,使采购工作规范化、制度化、建立决策透明机制,实行必要的招标采购,使隐蔽的信息公开化,防止暗箱操作,在保证质量的前提下,使采购价格降到最低;以公正、公开的原则,来选择好供应商,采用定向采购的方式,即对每一种所需的物料,按质量、技术、服务和价格几方面的竞争能力,来选择供应商,并与之建立长期、互惠互利的战略伙伴关系,实现供应渠道的稳定和低成本;通过与供应商签订在需要的时候提供需要的数量、需要的品种的物料协议,实施适时采购,得到缩短提前期、减少物料库存。

  (2)利用互联网降低采购成本。①企业的采购如果管理不善,采购的原料价格过于昂贵或者质量低下,无论在生产过程中如何管理和控制,其产品都将直接受到影响。而采购过程中之所以经常出现问题,是由于过多的人为因素和信息闭塞造成的,通过互联网可以减少人为因素和信息不畅通问题,在最大程度上降低采购成本。②利用互联网可以将采购信息进行整合和处理,统一从供应商订货,以求获得最大批量折扣。如美国的Wal-mart就是通过其零售管理信息系统将需要采购的信息统一汇集到总部,然后由总部再通过网络统一向供应商批量订购,获得最大限度实惠。③利用互联网将生产信息,库存信息和采购系统连接在一起,可以实现实时订购,企业可以根据需要订购,最大限度降低库存,实现“零库存”管理。这样的好处是,一方面减少资金占用和减少仓储成本,另一方面可以避免价格波动对产品的影响。如美国的Dell公司通过其灵活的网上采购系统,将其零部件库存时间压缩到一周以内,而其他电脑公司则用一个月甚至三个月,这对计算机硬件产品一天一价而且不断下降的行业来说,积压库存意味着你的产品的零部件价格总是比现在价格高,这也是Dell公司为什么能以比同行低15%的价格进行优惠销售的重要原因所在。④通过互联网实现库存、订购管理的自动化和科学化,可最大限度减少人为因素的干预,同时能以较高效率进行采购,可以节省大量人力和避免人为因素造成不必要损失。⑤通过互联网可以与供应商进行信息共享,可以帮助供应商按照企业生产的需要进行供应,同时又不影响生产和增加库存产品。如美国的波音公司为满足世界各地航空公司对公司零部件的需求,在互联网设立零部件网页,各地用户可以直接通过其网页与零部件供应商直接联系获取支持,这一方面提高了波音公司对用户的服务速度和降低成本,同时用户可以以最快速度获得需要支持,避免过多的中间环节,实现零周转。⑥通过在互联网上发布求购信息和“实时视频会议”系统,可以让全球的供应商报价与竞价,从而选择综合成本最低的供应商。比如我国温州的一位个体户,免费在网上发布了求购鲨鱼皮的消息后,3天内,就收到了韩国、日本、秘鲁的多家水产商的报价,最低价格到温州为50元1公斤,而当时温州的价格为150元~200元1公斤。⑦利用互联网实现采购成本降低必须注意以下几个问题:一是必须与企业的内部经营管理系统,特别是库存系统和生产系统(商业部门是销售系统)进行数据共享,使得采购部门能及时了解信息在网上发布订购信息。二是企业站点要设立专门网页提供企业需要产品的种类、型号、数量和供货时间,以及联系方式等。三是与少数几家供应商建立长期合作关系,并实现采购信息与供应商共享,加强双方的互惠互利合作,获得长期商业利益,因为80%的利润来自20%产生利润地方。

  2.存储环节成本管理。(1)在存储保管环节。可采用ABC管理法,实施有重点的存货管理,降低保管成本。(2)存货优化。指以最少的资金占用和最低的成本耗费控制存货数量,以满足生产和销售的合理需要。为此,必须确定经济批量,就是要加强存货实物管理,降低存货存储成本。建立完善的管理信息系统,集成企业的销售系统、生产系统、采购系统、库存系统、财务系统,根据企业的生产模式,采用科学方法,实时监控存货的物流,并根据符合企业实际情况的最佳库存模型,以最优的价格、最合理的数量、批次进行采购,使库存成本最小化。(3)控制存货水平。要平衡存货采购与生产投入的数量与时间,平衡批量采购成本与存储成本,以形成最低存货成本。因此,存货控制模型,就是研究如何根据材料需求量、材料价格、材料单次采购费用、材料单次采购批量、材料变动存储费用、材料固定存储费用、订货提前期,计算得出存货经济定货量、安全库存量。在以上变数中,最难取得的数据就是材料需求量。一般而言,企业以销定产,根据销售预测、销售订单决定生产数量,进而决定材料的需求量。在销售预测处于混乱的情况下,不能直接根据销售预测决定材料的需求量,那么,就要根据销售订单,结合企业实际生产规模、生产模式、历史销售情况、替代产品销售预测、竞争对手的销售生产情况、行业平均销售预测、市场动态,得出生产计划,从而计算生产数量,得出材料需求量。近期库存还可以采用最大库存、最小库存模型;长期库存也可以采用或参照历史平均数、历史加权平均数、行业平均数、替代产品库存等。同时,企业在日常生产经营中,还应密切注意销售情况、生产情况、市场动态,作存货模型的敏感性分析,针对实际情况,对存货策略作出调整。

  3.物流环节成本管理。物流资源是指有利于加强存货管理的所有资源。包括仓储资源、人力资源、信息资源、管理资源、动力资源等。物流资源的充分利用与否,直接影响着存货的经济采购量、仓储量和存货的仓储成本。(1)充分利用企业内部的物流资源。企业内部物流资源的利用,要求以客户需求为中心,从客户的立场来确定什么创造价值,什么不创造价值;对供应链中的采购、产品设计、制造和分销等每一个环节进行分析,找出不能提供增值的浪费所在;根据不间断、不迂回、不倒流、不等待和不出废品的原则制定创造价值流的行动方案。及时创造仅由客户驱动的价值,一旦发现有造成浪费的环节就及时消除,努力追求完美。实现了物流的准时、准确、快速、高效、低耗,同时达到了充分利用企业内部物流资源的目的。(2)充分利用第三方物流。在最大程度上降低企业的仓储费用和运输费用,减少推销和采购差旅费用;形成企业生产成本的节约,提高产品的竞争力。第三方物流企业作为专门从事物流工作的行家里手,有丰富的专业知识和经验,有利于提高企业的物流水平,加快企业产品的流转速度,有利于企业占领市场,提升产品服务形象。(3)企业物流外包。可以减少物流设施投资费和物流人员管理费;可以减少流通环节;可以减少在产品质量和货款上的被欺诈行为;使企业专心致志地从事自己所熟悉的业务,将资源配置在核心事业上。

  4.内部管理制度环节。所谓内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。从广义来讲,一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统。相关的内部控制应当实现以下目的:保证业务活动按照适当的授权进行,保证所有有效交易和事项以正确的金额、在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,保证对资产的记录和处理均经过授权,保证账面资产与实存资产定期核对相符,保证企业生产经营活动有秩序、高效率地进行。

  三、存货成本控制的深度技术

  存货内部控制涉及的部门较多,一般会涉及到计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门,所以其控制点也多,主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。根据存货的业务流程,可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面,其中采购和领用两个方面是重点。建立完善的存货内部控制应重点抓好采购和领用:

  1.存货采购内部控制。(1)存货采购审批内部控制。要保证存货采购业务按计划申报程序进行,由采购部门根据企

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