专项核算应用于高校财务管理的理论与实践探索

时间:2008-04-29 21:55
摘 要:专项核算是会计电算化特有的会计核算方式。运用专项核算进行高校部门预算、专项收支、事业收支、经营收支及科研项目管理,不仅可以优化数据处理结构,提高会计核算效率,而且将财务管理纳入会计核算的轨道,实现了财务管理和会计核算的完美统一。
  关键字:专项核算;高校;财务管理
  专项核算是会计电算化对会计核算的创新。使用专项核算,能够大大提高会计核算效率,优化数据处理结构,因此专项核算广泛应用于高校会计核算中。部门预算、专项收支、事业收支、经营收支及科研项目管理是高校财务管理五个重要组成部分,几乎囊括了高校财务资金管理的各个方面。运用专项核算归集和整理这五项管理信息,不仅能够提高会计业务处理效率,而且可使财务信息更直观,更易于统计和查询,从而使整个财务管理工作更为高效便捷。因此充分运用专项核算,提高财务管理水平,对当前高校财务工作具有十分重要的意义。
  一、专项核算的概念和特点。
  所谓专项核算,简而言之,即分项目核算。它是一个会计电算化概念。这里所指的“项目”,可以是一个部门、单位、成本核算对象、科研课题、专款项目等等。
  在高校日常财务核算中,经常需要对某些“项目”(如部门、科研课题等)进行专门核算。在手工核算方式下,通常通过设置明细科目的方法来进行。以科研项目管理为例,为了达到分项目核算的要求,需要将项目名称或编号设置为明细科目。这种通过设置明细科目以达到分项目核算的方法使科目明细表极为繁杂,增加了会计电算化数据的冗余,同时也不利于各项目财务信息的归集。例如要了解某项目当年经费支出总额,需要手工汇总该项目在各支出科目下的发生额。
  为此,会计电算化引入了专项核算。专项核算是会计电算化特有的核算方式,专门用于解决现实中需要按“项目”进行会计核算的情况。在专项核算方式下,通常将项目按其类别进行专门管理,并在项目和核算科目之间建立联接,即每个项目有其对应的科目,每个科目有其对应的项目。这样项目与科目形成了一个有机的整体,共同服务于相关会计信息。在进行与专项相关的业务处理时,每笔会计信息同时对应专项核算科目和项目,使科目核算与项目核算既相对独立,又彼此统一。
  由此可见专项核算是将项目信息进行集中管理的会计核算方式。它将项目从科目的设置中抽离出来,使科目核算更为简洁明朗。同时由于对项目集中管理,也使项目管理更为规范整齐。
  专项核算具有以下特点:
  1.从电算化数据处理结构的角度来说,专项核算是对关系型数据库关系的规范化,它将科目关系分解为专项关系、类别关系和项目关系。分解遵循 “一事一地”的原则,让一个关系只描述一个概念、一个实体或实体间的一种联系。因此专项核算整合的关系是关系模式的高级范式。
  2.专项核算充分利用了关系型数据库的三种操作:选择操作、投影操作和连接操作。通过上述三种操作,会计核算人员可以轻松获取各个专项项目的各项收支的汇总和明细信息。
  3.专项核算可以对专项项目的收入和支出进行集中管理。它充分利用了电算化数据库的设计理念,将属性不同的各个科目数据相加或相抵直接得出“结余”,为其在财务管理中的广泛运用奠定了基础。通过电算化系统专项余额和专项账页查询功能,专项项目的收支信息可同时反映在一张表中,并直接显现出“结余”。专项核算的这一特色为财务管理带来了不言而喻的便利。
  二、专项核算应用于高校财务管理的理论研究
  了解并掌握专项核算的基本原理将为更好地利用专项核算进行财务管理奠定基础,因此在实际运用专项核算前,有必要对其基本理论和应用前提进行深入研究和探讨。
  1.适于专项核算的会计业务的特性
  适于专项核算的会计业务具有以下共同的特性:
  ①这类会计业务以某个专项“项目”为主体展开核算。譬如,部门预算管理以某个部门为主体,管理者关注于各个部门的预算执行情况;科研项目管理以某个项目为主体,管理者关注于各个项目的收支结余状况等等。
  ②这类会计业务的项目涉及多个会计科目。这正是实施专项核算优越性最显见、最直接的体现。当多个会计科目都涉及共同的项目时,将这些项目从科目中抽离出来,组成对应于多个科目的项目组,使科目脉络清晰,项目规范整齐,同时减少了数据信息冗余。
  ③这类会计业务的项目涉及收入和支出两类科目。一般来说,运用专项核算进行财务管理是为了方便快捷地了解各个项目的财务收入、支出及结余的整体状况,从而实施更有效的控制。因此,专项核算会计业务通常同时涉及项目的收入与支出。
  2.运用专项核算进行财务管理的基本原理
  ①专项核算是对关系型数据库二维“关系”的最佳利用。传统通过设置明细科目来达到分项目核算的方法,其会计信息逻辑存储是分散的“树形”层次结构,即以每个总账科目为“根”,各明细科目为“干”,各项目为“叶”。在信息查询时,只能由“根”至“叶”查询到单一的会计信息。而专项核算其信息逻辑存储是集中的二维“网状”结构,除保留原先“树形”结构外,各个项目分别对应着相关科目,形成以项目和科目为二维“关系”表横轴或纵轴的交叉信息结构。由于它充分运用了关系型数据库的各种操作,在进行专项查询时,既可以查询到以项目为主体的各个科目信息,又可以查询到以科目为主体的各个项目信息。
  ②专项核算的基本恒等式。专项核算对财务管理信息的反映和监督通过其基本恒等式来实现。由于财务信息系统通常将会计科目“借方”或“贷方”发生额分别用正数或负数表示,因此属性不同的科目其余额相加或相抵将得出“结余”。专项核算正是利用了这一设计理念,通过同一项目收入类和支出类科目余额“合计”,即时反映出该项目的“结余”。由于记账方向不同,不同属性科目余额“相加”实际数据操作是“相减”,因而专项核算的基本恒等式为:(某专项)项目结余=(某专项)收入类科目合计-支出类科目合计。
  ③专项核算的财务管理功能。会计电算化引入的专项核算,不仅能够如传统会计一样进行会计核算,同时还具备财务管理的功能。专项核算的财务管理功能通过信息系统对专项信息的反映和监督来实现。专项核算可以将专项收支结余汇总及明细信息反映在同一账簿中,形成管理型账簿。管理者通过会计信息系统既可以随时掌握某个专项某项收支信息,又可随时查询某个专项各项收支结余信息、某项收支各个专项信息及各个专项各项收支结余信息,从而实施有效的资金监控,达到财务管理的目的。
  3.运用专项核算进行高校财务管理需增设的会计科目
  由于现行会计制度和会计科目所限,专项“项目”往往没有确定或者适于财务管理使用的收入类科目,这时候需要增设管理型会计科目。具体到高校财务管理,通常需要增设以下三个会计科目:
  ①经费内部拨款。该科目主要用于核算高校划拨二级单位的教育事业费预算控制指标。该科目借方反映高校拨出的预算指标,贷方反映各二级单位收到的预算指标。由于拨出的预算指标始终等于各二级单位收到的预算指标,该科目总账期末无余额。
  ②经费内部结算。该科目主要用于核算高校二级单位之间因相互提供劳务和服务而发生的教育事业费预算指标的结转。该科目借方反映二级单位转出的经费指标,贷方反映二级单位转入的指标。由于转出的经费指标始终等于转入的经费指标,该科目总账期末无余额。该科目加强了部门预算控制的灵活性。
  ③科研内部结算。该科目主要用于核算高校内部单位因向科研课题组提供物资、服务或劳务而发生的科研经费指标结转。该科目借方反映因接受物资、服务或劳务而转出的科研经费指标,贷方反映因提供服务或劳务而收到的科研经费指标。由于转出的指标总是等于收到的指标,该科目总账无余额。
  以上列举了高校实施专项核算需要增设的常用会计科目,由于各个高校会计业务内容不尽相同,管理者可以根据实际需要,增减适合自身核算特点的会计科目。
  4.运用专项核算进行高校财务管理需设置的票据
  运用专项核算进行财务管理必须有相关的票据作为媒体,以承载财务监控信息,严格业务处理手续,并方便责任单位参与经费使用情况的监控。具体说来,运用专项核算进行高校财务管理通常需要使用三种票据:
  ①预算拨款通知单。该票据主要用于划拨各二级单位教育事业经费预算指标。财务部门将该票据作为划拨指标并进行账务处理的依据,二级单位将该票据作为收到指标的依据。
  ②内部转账单。该票据主要用于记载二级单位对教育事业经费预算指标的使用情况。财务部门将该票据作为预算经费开支及账务处理的依据,各二级单位将该票据作为预算指标结转、使用和管理的依据。
  ③科研内部转账单。该票据主要用于记载科研项目经费的收支情况。财务部门将该票据作为科研项目经费收入、支出及账务处理的依据,提供物资、劳务及服务的内部单位将其作为收到科研经费的依据,项目组将其作为科研经费收入、结转、使用和管理的依据。
  由于各高校会计业务存在复杂性和特殊性,管理者可以根据实际业务需要增减适合自身业务特点的票据。
  5.专项核算会计科目的设置
  除将增设的用于财务管理的会计科目设置为专项核算外,对其他涉及专项核算的科目应作如下设置:
  ①专项核算支出科目的确定。在会计核算实践中,并非所有涉及专项的支出科目都必需设置为专项核算,管理者可根据财务管理的实际需要,确定支出控制的范围,对所涉及的支出科目进行全部专项设置或部分专项设置。   
  ②专项核算个人借款科目的设置。对个人借款科目进行专项核算,是为了切实防止由于借款未报销而发生的经费超支现象。如在部门预算管理中,经常会发生一个部门的预算指标已结余不多或已为负数,该部门职工还借有大量的预算经费尚未报销。为了从源头上全面控制这种情况的发生,需对高校的个人借款科目设置“个人往来”和“专项”双重核算。在借款时,即以借款额扣除该“项目”的经费,报销时收回的余款,冲抵其经费。此时,可将个人借款科目看作专项项目的支出类科目。
  三、专项核算应用于高校财务管理的实践探索
  根据专项核算的基本原理,它可广泛应用于高校部门预算、事业收支、专项收支、经营收支及科研项目管理五个方面。
  1.部门预算管理
  部门预算管理是高校根据上级主管部门批复的预算总经费,划拨所属二级单位预算指标,对比其实际支出进行预算执行情况考核的预算管理方式。部门预算管理存在着“双轨制”和“单轨制”两种模式。“双轨制”将预算管理与会计核算相分离,自成体系。由于预算控制信息主要反映在会计核算中,“双轨制”不仅造成大量重复劳动,也不利于及时反馈预算信息。“单轨制”将预算管理与会计核算相统一,通过增设的预算管理科目,在会计核算的同时进行预算管理,大大减化了预算管理工作量,并能即时反馈预算控制信息,便于管理者及时掌握预算指标使用情况,对预算执行情况及时分析和调整。运用专项核算进行部门预算管理,是“单轨制”的具体体现。
  部门预算管理适用于实施“一级核算,二级管理”的高校。在这种管理体制下,高校一般要与其所属二级单位签订《经费包干责任书》,对部门经费实行包干控制。因此,部门预算管理实质上是对二级单位的经费实行总量控制,它融通了二级单位对各项开支使用的灵活性,充分发挥了二级单位预算管理的主观能动性,避免了预算制订的不科学对预算管理带来的诸多问题和不便。
  实施部门预算管理,应将部门权限范围内可控支出,如办公费、差旅费等设置为专项核算;不可控支出如工资、社保费等不分专项,采用科目核算;这一方面可以更为直观地反映各二级单位对预算指标的控制成效,另一方面可以切实防止二级单位挤占由财政拨款保障的人员经费。
  专项核算应用于高校部门预算管理的具体操作如下:
  ①下拨预算指标的核算:
  预算管理人员在期初向二级单位拨入预算指标,填写预算拨款通知单,会计作   
  借:经费内部拨款—预算总户     
    贷:经费内部拨款—×单位

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