浅谈ERP在财务会计管理中的应用

时间:2008-04-29 21:55
摘 要:随着互联网的发展和应用的普及,越来越多的事物被冠以“e”这个字母。可以说,网络革命把许多事物都e化了。在这种背景下,人类最古老的行业之一———“会计”正经历着一场新的变革。而ERP(EnterpriseResourcesPlanning)在会计领域的应用则是这场变革的一个突出趋势。ERP在会计领域的应用导致了传统会计作业模式向新模式的转移,文章对此进行了探讨。
  关键词:ERP 财务会计 新模式
  一、ERP发展及内涵
  ERP是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化,全部在线处理。从技术层面看,它是利用信息技术成果,对企业内部的各类资源包括人、物、财、信息等进行规划、统筹与整合,从而减少环节,提高生产率,增强企业竞争力。从管理层面看,它又是一个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、材料等管理系统。从电子商务运作系统看,ERP是基础工程,没有ERP,企业信息管理就失去了支持,整个电子商务的品质就要打折扣。因此,ERP作为崭新的现代管理手段,它的核心管理思想就是实现对企业经营管理各方面的信息资源进行有效的整合与管理。
  二、ERP在财务会计管理中的应用
  总体上讲,ERP在会计与财务管理中的应用有两个特点:一是宏观层面的ERP的架构在扩张;二是微观层面,即ERP物理模块在不断细化。这两者的互动中,推进了会计作业模式的变化。
  从宏观层面讲,财务会计的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是及时性上,还是有效性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在引入ERP以前,随着电脑的普及,会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业,或是引入其他硬件来提高其自动化水平,这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但这只是将手工会计向计算机系统进行的简单复制与移植,减轻了会计人员的工作强度与难度,对提高企业经营决策水平作用有限。在业务流程的临近和与其他系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此,ERP在会计与财务管理中的应用,不仅相当程度上反映了上述缺陷,而且,依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。
  从微观层面讲,即ERP物理模块走向细分化。现阶段在财务会计领域,主要涉及以下方面:
  1.ERP系统在会计中的应用。会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。
  以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。
  2.ERP系统在财务管理中的应用。财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测、管理和控制活动。它侧重于财务会计、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然后,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的一体化经营上,为分布在各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台。由于支持基于Web的财务信息处理,为企业发展电子商务和基于Inter net的应用系统(如销售订单处理等)提供了平台,财务信息还可以通过Web方式收集和发布,使企业实现实时的、跨地区的财务管理成为可能。总之,这一切,倘若在非ERP的环境下,即使靠“人海战术”来完成,其效益也是有限的。
  3.ERP系统在成本管理中的应用。现代成本管理需要一个能协调计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERP系统中,所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体来说,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面:成本中心会计、定单和项目会计、分析与决策等系统。
  以定单和项目会计为例,它是一个全面网络化的管理会计系统,带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。
  再以获利能力分析为例,哪一类产品或市场会产生最好的效益?一个特定的定单利润是怎样构成的?这些都是获利能力分析必须涉及的问题。获利能力分析模块将帮助找到答案。同时,销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来作进一步的分析处理,公司因而能判断它目前在现存市场中的位置,并对新市场的潜力进行评估。
  三、ERP导入对会计人员角色的影响
  由于上述特点取代了传统会计功能的一大部分,因此导入ERP,实施ERP系统管理,对会计人员角色的影响是显而易见的。其中,最突出的是,当企业导入ERP系统,许多资料直接由资料产生处的人员来键入,会计信息会在交易完成后自动入账,同时进入相关分类账,并自动产出报表,且许多资料直接从系统中即时存取。这样,许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代,而且,从作业的质量到速度,都比人工作业好得多。那么,对这一现象应该怎么看呢?
  从表面上看,ERP的导入对会计人员来说,确实是一大冲击,或者说是一种“会计人员无事可做”的危机。但从深层次看,笔者认为,ERP的导入,本质上是会计工作内涵的新发展,是会计工作重心的转移,即从以往对数学的计量与纪录,转向对信息的加工、再加工、深加工。未来会计人员将不再扮演账房先生,而是企业咨询者的角色。同时,会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的角色也日益重要。
  从对信息的加工层面讲,由于导入ERP,不仅是一个硬软件的引进与安装的问题,而且是实施ERP系统所取得的效益。而这效益的取得及其增值,相当程度上取决于会计人员对信息进行加工的层次性,所以“再加工———深加工”是会计新模式的基本特点。
  以前,管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效上的管理,如今的信息科技已转为可随时提供管理人员有用的信息,如此的转变强调了管理会计的贡献及重要角色。总之,随着ERP在会计领域应用的发展,将赋予新的会计作业模式以更丰富的特色。
  四、ERP在财务会计领域的应用前景
  早在20世纪80年代初,我国企业就开始引进国外的MRPII软件,推行MRPII管理系统。90年代中期以来,中石油、中石化与浪潮公司合作,实现了会计核算的信息化管理。中石化更是在2001年,通过中石化会计信息3.0集中核算系统,实现了会计信息系统的统一管理。从外部的信息系统开发商的发展来看,我国自己的软件中心或公司,包括金蝶、用友等软件公司专门开发并推出商品化的ERP软件。再一方面,诸如世界著名的咨询公司安达信等在我国推销ERP系统。影响这些趋势发展的原因,在于我国拥有庞大的ERP市场。据有关统计资料,我国企业对管理软件的年需求量应在200亿元以上,其中对ERP软件、集团财务管理软件、商务管理软件的需求较为强烈,占90%.因此对企业信息系统进行统一整合,实施ERP管理是我国企业信息化管理发展的方向。
  从应用层面看,我国企业应用ERP的态势,主要向两个方向发展, 一是量的扩张,二是质的提升。从前者来看,企业应用ERP的领域,不仅只是制造业,还包括服务业和其他领域。其中,近年来特别是流通领域的企业应用ERP的比例明显上升,这与我国加入WTO的大趋势息息相关。也就是说,为了适应全球经济一体化,并能在激烈的国际竞争中求得生存与发展,实施ERP有利于缩小我国和发达国家管理水平的差距。
  从20世纪90年代开始我们已经应用了多套财务管理软件。从实践来看,由于石油企业单位数目庞杂,各单位的技术水平、管理模式、市场结构存在着很大的差异,因此,在ERP应用上,要多走“量身定制”这一模式。如何调整现有管理模式,将以往好的管理思想植入ERP系统中,对ERP系统进行后期改造以适应企业的管理现状与管理要求,将是ERP系统实施成功与否和发挥ERP管理效益的关键。

 相关内容

本页文章:财务基本理论 - 浅谈ERP在财务会计管理中的应用